Niezbędnymi danymi stron do sporządzenia aktu notarialnego są:
1) przy osobach fizycznych – imię (imiona), nazwisko, imiona rodziców, seria i numer dokumentu tożsamości, PESEL, adres zamieszkania, stan cywilny (PATRZ – formularz do pobrania)
2) przy osobach prawnych – pełna nazwa z danymi przedstawicieli osoby prawnej (imiona, nazwisko, numer i datę ważności dowodu osobistego lub paszportu, numer ewidencyjny PESEL, adres zamieszkania), numer rejestru, REGON, NIP, adres siedziby, ewentualnie adres do doręczeń, umowa spółki oraz uchwała właściwego organu osoby prawnej w przedmiocie wyrażenia zgody na dokonanie czynności, chyba że z ustawy albo z aktu założycielskiego, umowy lub statutu osoby prawnej wynika, że uchwała taka nie jest wymagana.
Należy pamiętać, że jeżeli przedmiotem czynności notarialnej jest prawo nabyte uprzednio w drodze spadku lub zasiedzenia, a po dniu 01 stycznia 2007 r. także w drodze darowizny i nieodpłatnego zniesienia współwłasności, konieczne będzie dodatkowo dostarczenie zaświadczenia Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego potwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
W przypadku, kiedy nabycie finansowane jest ze środków pochodzących z kredytu bankowego, niezbędne jest okazanie umowy kredytu oraz przedłożenie oświadczenia Banku o udzieleniu kredytu.
Dokumenty powinny zostać dostarczone notariuszowi przed umówionym terminem spotkania, celem ich weryfikacji – pozwoli to bowiem na sprawne przeprowadzenie czynności. W przypadku niemożliwości osobistego dostarczenia dokumentów, mogą one zostać przesłane pocztą, faxem lub e-mailem – w takim przypadku w dniu dokonania czynności powinny one zostać okazane lub przedłożone w oryginale.
– zaświadczenie właściwej Spółdzielni Mieszkaniowej, z którego wynika, komu przysługuje prawo do lokalu, z jakich pomieszczeń lokal się składa i o jakiej jest powierzchni
– podstawa nabycia: np. przydział lokalu, umowa o przekształcenie spółdzielczego prawa do lokalu z lokatorskiego na własnościowe, wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia
1. podstawa nabycia: wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia lub inne
2. numer księgi wieczystej
1. podstawa nabycia: wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia lub inne
2. numer księgi wieczystej
3. wypis z rejestru gruntów (wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, jeżeli będzie następowało odłączenie działki i założenie dla niej nowej księgi wieczystej)
4. zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (zaświadczenie o jego braku) lub decyzja o warunkach zabudowy
– w przypadku zbycia części nieruchomości, której podział nie został ujawniony w księdze wieczystej, należy przedłożyć dodatkowo:
a) ostateczną decyzję wójta/burmistrza/prezydenta miasta zatwierdzającą podział nieruchomości
b) wyciąg z wykazu zmian gruntowych
c) wypisy z rejestru gruntów i wyrysy z mapy ewidencyjnej dotyczące wszystkich nowopowstałych działek, z adnotacją „Dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”
– przy ujawnieniu budynku należy przedłożyć dodatkowo wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej wraz z zaznaczonymi konturami budynku i adnotacją „Dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”
– akt zgonu spadkodawcy
– imiona i nazwiska osób, które spadek odrzuciły (wraz z datą i formą odrzucenia przez nich spadku)
– imiona, nazwiska i adres zamieszkania pozostałych spadkobierców ustawowych
– numer ewidencyjny PESEL spadkodawcy (np. unieważniony dowód osobisty, zaświadczenie z Urzędu Miasta – Wydziału Ewidencji Ludności)
– wszystkie sporządzone przez spadkodawcę testamenty, również zmienione lub odwołane
– akty stanu cywilnego spadkobierców ustawowych: akty urodzenia lub akty małżeństwa osób, które zawarły związek małżeński
– dane osób wydziedziczonych lub na które nałożony został obowiązek wykonania polecenia
– przedmiot zapisu zwykłego lub windykacyjnego
– dane z dowodów osobistych nupturientów, jeżeli zawierana jest przed zawarciem związku małżeńskiego
– dane z dowodów osobistych małżonków i odpis skrócony aktu małżeństwa, jeżeli zawierana jest po zawarciu związku małżeńskiego